Titolo

Ogni elemento o tag che aggiungi a OmniFocus possiede un titolo, che puoi modificare in questa sezione della finestra di impostazioni.

Seleziona il testo del titolo nella finestra di impostazioni per modificarlo.

Tipo e stato

Utilizza questa sezione della finestra di impostazioni per impostare gli attributi relativi al tipo e allo stato degli elementi selezionati nella struttura.

Il nome di questa sezione cambia a seconda dell'elemento selezionato.

Elemento in Entrata

La sezione Elemento in Entrata viene visualizzata quando selezioni uno o più elementi o gruppi di elementi della casella Entrata.

Questa sezione contiene gli attributi seguenti:

• Stato: un interruttore che consente di impostare lo stato dell'elemento o degli elementi selezionati. Gruppi ed elementi in Entrata possono essere attivi, completati o accantonati.

• Contrassegno: un contrassegno che può essere vuoto (senza contrassegno), di colore arancione (con contrassegno), colorato solo a metà (selezione mista) o arancione solo nel bordo (contrassegno ereditato). Fai clic su di esso per impostare o rimuovere lo stato di contrassegno dall'elemento o dagli elementi selezionati.

  Quando a un elemento in Entrata è associato un contrassegno, quell'elemento viene visualizzato nella prospettiva Contrassegnati. Se il contrassegno è impostato per un progetto o gruppo, gli elementi al suo interno erediteranno tale contrassegno.

• Tipo (solo gruppi di elementi): un interruttore per impostare il tipo di gruppo. I gruppi di elementi possono essere In parallelo o In sequenza.

• Progetto: un campo che ti consente di assegnare un progetto agli elementi. Per i gruppi e gli elementi in Entrata, questo campo è vuoto; se assegni un progetto a un elemento in Entrata generalmente questo viene spostato da Entrata a una destinazione che dipende dalle preferenze Organizzazione.

  Assegna un progetto all'elemento o agli elementi selezionati inserendo il nome nel campo apposito, oppure fai clic sulla freccia rivolta verso il basso per visualizzare un elenco. Per creare un nuovo progetto per l'elemento o gli elementi selezionati, inserisci il progetto nel campo apposito e scegli l'opzione per creare un nuovo progetto con nome (oppure premi Comando-A capo). Fai clic su Vai ai progetti e apri il progetto assegnato nella prospettiva Progetti.

• Completa con l'ultima azione (solo gruppi di elementi): una casella di controllo che stabilisce se lo stato del gruppo debba cambiare automaticamente in Completato o meno quando viene completato l'ultimo elemento. Se questa opzione non è selezionata, lo stato del gruppo deve essere impostato manualmente come Completato.

Azione

La sezione Azione viene visualizzata quando selezioni una o più azioni o gruppi di azioni (tra progetti anche diversi).

Questa sezione contiene gli attributi seguenti:

• Stato: un interruttore che consente di impostare lo stato dell'elemento o degli elementi selezionati. Le azioni singole e i gruppi di azioni possono essere attivi, completati o accantonati.

• Contrassegno: un contrassegno che può essere vuoto (senza contrassegno), di colore arancione (con contrassegno), colorato solo a metà (selezione mista) o arancione solo nel bordo (contrassegno ereditato). Fai clic su di esso per impostare o rimuovere lo stato di contrassegno dall'elemento o dagli elementi selezionati.

  Quando a un'azione viene assegnato un contrassegno, questa viene visualizzata nella prospettiva Contrassegnati. Se il contrassegno è impostato per un gruppo di azioni, gli elementi al suo interno erediteranno tale contrassegno.

• Tipo (solo gruppi di azioni): un interruttore che consente di impostare il tipo di gruppo. I gruppi di azioni possono essere In parallelo o In sequenza.

• Progetto: un campo che consente di assegnare un progetto delle azioni.

  Per modificare il progetto assegnato alle azioni, inserisci un altro nome di progetto nel campo, oppure fai clic sulla freccia rivolta verso il basso per visualizzare un elenco. Per creare un nuovo progetto per l'elemento o gli elementi selezionati, inserisci il progetto nel campo apposito e scegli l'opzione per creare un nuovo progetto con nome (oppure premi Comando-A capo). Fai clic su Vai ai progetti e apri il progetto assegnato nella prospettiva Progetti.

• Completa con l'ultima azione (solo gruppi di azioni): una casella di controllo che stabilisce se lo stato del gruppo debba cambiare automaticamente in Completato o meno quando viene completato l'ultimo elemento. Se questa opzione non è selezionata, lo stato del gruppo deve essere impostato manualmente come Completato.

Progetto

La sezione Progetto viene visualizzata quando selezioni uno o più progetti.

Questa sezione contiene gli attributi seguenti:

• Stato: un interruttore che consente di impostare lo stato dell'elemento o degli elementi selezionati. Lo stato del progetto può essere Attivo, In sospeso, Completato o Accantonato.

  Lo stato di default di un progetto è Attivo. Per ulteriori informazioni sul significato di ciascuno stato e su come esso influisca sulla disponibilità degli elementi all'interno del progetto, vedi Stato del progetto.

• Contrassegno: un contrassegno che può essere vuoto (senza contrassegno), di colore arancione (con contrassegno), colorato solo a metà (selezione mista) o arancione solo nel bordo (contrassegno ereditato). Fai clic su di esso per impostare o rimuovere lo stato di contrassegno dall'elemento o dagli elementi selezionati.

  Quando a un progetto è assegnato un contrassegno, le azioni al suo interno ereditano quel contrassegno e vengono visualizzati nella prospettiva Contrassegnati.

• Tipo: un interruttore che consente di impostare il tipo di selezione. I progetti possono essere In sequenza, In parallelo o Azioni singole.

  La tipologia di default è In parallelo, ma questa impostazione può essere modificata nelle preferenze Organizzazione. Per ulteriori informazioni sul significato di ciascun tipo e su come questo influisca sulla disponibilità degli elementi all'interno del progetto, vedi Tipo di progetto.

• Completa con l'ultima azione: una casella di controllo che stabilisce se lo stato del progetto debba essere modificato automaticamente in Completato o meno quando viene completata l'ultima azione. Se questa opzione non è selezionata, lo stato del progetto deve essere impostato manualmente come Completato.

  Per i progetti di tipo "azioni singole", questo attributo non viene mostrato poiché essi non hanno un'ultima azione e per convenzione non vengono considerati completati.

Tag

La sezione Tag viene visualizzata quando selezioni uno o più tag in una vista che mostra i tag nella struttura o nella barra laterale.

Questa sezione contiene gli attributi seguenti:

• Stato: un interruttore che consente di impostare lo stato dell'elemento o degli elementi selezionati. Lo stato di un tag può essere Attivo, In sospeso o Accantonato.

  Lo stato di default di un tag è Attivo. Per ulteriori informazioni sul significato di ciascuno stato e su come esso influisca sulla disponibilità degli elementi a cui è assegnato il tag, vedi Stato del tag.

• Aggiunto: indica la data di aggiunta del tag al database di OmniFocus. Questo valore viene impostato alla creazione del tag e non può essere modificato.

• Modificato: indica la data di ultima modifica del tag. Questo valore si aggiorna automaticamente quando modifichi il tag e non può essere modificato direttamente.

Stato

La sezione Stato viene visualizzata quando selezioni più elementi di tipo diverso.

Questa sezione contiene gli attributi seguenti:

• Stato: un interruttore che consente di impostare lo stato dell'elemento o degli elementi selezionati. Lo stato di elementi diversi selezionati può essere modificato in Attivo, Completato o Accantonato.

• Contrassegno: un contrassegno che può essere vuoto (senza contrassegno), di colore arancione (con contrassegno), colorato solo a metà (selezione mista) o arancione solo nel bordo (contrassegno ereditato). Fai clic su di esso per impostare o rimuovere lo stato di contrassegno dall'elemento o dagli elementi selezionati.

Tag

Utilizza la sezione Tag della finestra di impostazioni per aggiungere tag agli elementi attualmente selezionati o per rivedere glli eventuali tag già assegnati. Quando sono selezionati più elementi, l'elenco contiene tutti i tag loro assegnati.

I tag rappresentano le associazioni che le attività hanno con te e con il mondo che ti circonda. Fai clic sul campo Tag nella finestra di impostazioni e inizia a digitare per aggiungere un tag a un elemento; se il tag esiste già, ne verrà suggerito il completamento automatico. Per creare un nuovo tag per la selezione, inseriscilo nel campo apposito e scegli l'opzione per creare un nuovo tag con nome (oppure premi Comando-A capo).

Agli elementi è possibile associare un numero indefinito di tag. Quando vengono assegnati tag a una selezione, fai clic su uno di essi tenendo premuto Controllo per visualizzarlo nella prospettiva Tag oppure per rimuoverlo dalla selezione.

Date

La sezione Date della finestra di impostazioni ti consente di impostare attributi di tempo con requisiti di inizio, fine o entrambi. In questa sezione sono visualizzati anche gli orari di creazione, modifica e completamento di un elemento.

Durata stimata

Il campo Durata stimata permette di indicare il periodo di tempo (in minuti o ore) che ritieni necessario per completare un'attività.

La durata stimata è particolarmente utile per impostare le prospettive personalizzate: puoi infatti utilizzare questo valore per creare prospettive per attività che richiedono una determinata quantità di tempo per essere completate.

Rinvia fino al

Il campo Rinvia fino al permette di impostare o modificare la data di rinvio di una selezione. Utilizza i pulsanti +1 g., +1 sett. e +1 m. che si trovano sotto il campo per aggiungere una nuova data di rinvio corrispondente al momento presente (o alla data esistente) più il valore del pulsante.

Quando per un elemento è impostata una data di rinvio, questo non è considerato disponibile fino a tale data.

Se la data di rinvio è impostata per un progetto o gruppo, gli elementi al suo interno erediteranno tale data (una data di rinvio impostata direttamente sull'elemento ha la precedenza rispetto alla data ereditata, se successiva).

In scadenza

Il campo In scadenza permette di impostare o modificare la data di scadenza di una selezione. Utilizza i pulsanti +1 g., +1 sett. e +1 m. che si trovano sotto il campo per aggiungere una nuova data di scadenza corrispondente al momento presente (o alla data esistente) più il valore del pulsante.

Quando per un elemento è impostata una data di scadenza, l'elemento è considerato in scadenza in quella data (e urgente in base alle preferenze Data e ora).

Se la data di scadenza è impostata per un progetto o gruppo, gli elementi al suo interno erediteranno tale data (una data di scadenza impostata direttamente sull'elemento ha la precedenza rispetto alla data ereditata, se precedente).

Completato

Utilizza il campo Completato per impostare o modificare la data di completamento di una selezione. Se alla selezione è associato uno stato diverso da Completato e inserisci in questo campo una data (anche futura), lo stato viene modificato in Completato.

Accantonato

Utilizza il campo Accantonato per impostare o modificare la data di accantonamento di una selezione. Se alla selezione è associato uno stato diverso da Accantonato e inserisci in questo campo una data (anche futura), lo stato viene modificato in Accantonato.

Aggiunto e Modificato

La data in cui la selezione è stata aggiunta a OmniFocus e la data di ultima modifica. Questi valori sono desunti dalla cronologia delle modifiche e non possono essere modificati direttamente.

Ripetizione

Utilizza la sezione Ripetizione della finestra di impostazioni per configurare le attività che si verificano con regolarità.

Seleziona la casella di controllo Ripeti ogni per indicare che un elemento si ripete. Gli elementi possono essere impostati per ripetersi in base a diversi criteri rivelati progressivamente man mano che si apportano modifiche nell'editor di ripetizione.

Intervallo di ripetizione

Scegli un numero di ore, giorni, settimane o mesi da far trascorrere per ogni ciclo di ripetizione. Se scegli settimane o mesi, diventano disponibili ulteriori opzioni personalizzate.

Giorni della settimana

Con un intervallo di settimane, l'opzione diventa disponibile per la ripetizione ogni giorno della settimana scelto (lunedì, mercoledì e venerdì, ad esempio). Con un intervallo di mesi, l'opzione diventa disponibile per la ripetizione ogni mese dal primo al quinto (o ultimo) giorno della settimana.

Giorni del mese

Con un intervallo di mesi, l'opzione diventa disponibile per la ripetizione ogni mese nella data di calendario scelta (o l'ultimo giorno del mese).

Programma prossimo

Se l'elemento ha una data di rinvio, scegli se il completamento dell'azione programma l'occorrenza successiva come:

• Data di scadenza: l'elemento dovrà essere completato nuovamente entro quella data. Oppure
• Rinvia fino al: l'elemento diventa di nuovo disponibile in quella data.

Ripeti da

Scegli se, al completamento dell'elemento, la prossima occorrenza debba essere programmata in base a:

• Completamento: l'intervallo di ripetizione inizia quando l'elemento viene completato. Oppure
• Date assegnate: l'intervallo di ripetizione inizia alla data assegnata in origine.

Notifiche

Utilizza la finestra di impostazioni Notifiche per visualizzare le notifiche impostate per un elemento selezionato, per aggiungere nuove notifiche personalizzate e per rimuovere le notifiche indesiderate.

Questa finestra di impostazioni contiene un elenco delle notifiche attualmente impostate per l'elemento, seguito da un controllo che consente di aggiungere nuove notifiche personalizzate.

Notifiche basate sulle preferenze

A seconda delle preferenze Notifiche e degli attributi impostati, è possibile creare automaticamente tre notifiche per ciascun elemento.

• Rinviati: quando è impostata una data di rinvio e l'opzione Rinviati è selezionata nelle preferenze, viene aggiunta automaticamente una notifica per la data di rinvio.

• Ultimo inizio: quando a un elemento è associata una durata stimata e nelle preferenze è selezionata l'opzione Ultimo inizio, viene creata una notifica con l'ultimo orario di inizio possibile per il completamento entro la data di scadenza.

• In scadenza: quando è impostata una data di scadenza e nelle preferenze è selezionata l'opzione In scadenza, viene aggiunta automaticamente una notifica per la data di scadenza.

Notifiche personalizzate

Utilizza l'elenco a discesa Aggiungi notifica per creare una nuova notifica di uno dei seguenti tipi:

• Prima della scadenza: aggiunge una notifica da visualizzare un certo periodo di tempo prima della scadenza dell'elemento. Una notifica di questo tipo dipende dalla data di scadenza dell'elemento, perciò se la data di scadenza viene modificata o rimossa, anche la notifica viene modificata di conseguenza.

• Personalizzato: aggiunge una notifica a una data e ora personalizzata da scegliere sul calendario dell'opzione. Si tratta di una notifica fissa che non dipende da altri fattori, perciò data e ora non cambieranno anche se cambi le altre date dell'elemento.

Revisione

Utilizza la sezione Revisione della finestra di impostazioni per modificare la frequenza con cui il progetto viene segnalato per la revisione e per modificare la data della successiva revisione programmata di un progetto.

Prossima revisione

Utilizza questo campo per impostare la data della prossima revisione programmata del progetto.

Rivedi ogni

Imposta l'intervallo in base al quale viene segnalata la necessità di revisione del progetto, in giorni, settimane, mesi o anni. L'opzione di default è ogni settimana, a partire dalla settimana successiva alla creazione del progetto.

Ultima revisione

La data di ultima revisione del progetto, che viene desunta dalla cronologia delle modifiche e che non può essere modificata direttamente.

Note e allegati

Utilizza la sezione Nota della finestra di impostazioni per aggiungere, visualizzare e modificare le note o gli allegati associati aglli elementi selezionati.

Per aggiungere una nota a un elemento, fai clic sull'icona della nota nella struttura accanto al titolo dell'elemento, modifica il campo della nota nella finestra di impostazioni o utilizza Modifica > Modifica nota (Comando-').

Oltre al testo semplice, le note supportano il formato RTF con font, colori e stili personalizzati. Le note supportano anche i collegamenti ipertestuali; inserisci un URL nel campo della nota e questo diventa automaticamente un link interattivo.

Nel campo delle note vengono anche visualizzati eventuali allegati associati all'elemento selezionato.

Inserimento di file come allegati

Con un'azione o un progetto selezionato, scegli Modifica > Allega file. Nella finestra di selezione file visualizzata, puoi individuare il file da allegare. Puoi scegliere se inserire un link al file nel tuo sistema, oppure se incorporarlo nel database (quest'ultima impostazione è quella di default).

Quando incorpori un allegato e sincronizzi OmniFocus, il file viene copiato nel database di OmniFocus e memorizzato sul server di sincronizzazione, da dove può essere facilmente scaricato ovunque serva.

Per accedere al file dagli altri dispositivi che utilizzi, questa è l'opzione ideale: allegando il file come link, questo resta in locale sul sistema e non viene incluso nel resto dei dati di OmniFocus.

L'Elenco allegati

L’Elenco allegati (Finestra > Elenco allegati) consente di accedere rapidamente a tutti i file allegati al tuo database. Ciò può essere utile per trovare ogni minimo riferimento aggiunto ad azioni e progetti.

L'Elenco allegati mostra un elenco di tutti gli allegati, un'immagine in miniatura e le informazioni su dimensioni e data di aggiunta. Fai clic su una delle intestazioni di colonna per ordinare l'elenco in base a quell'attributo (in ordine crescente o decrescente). Fai clic sul triangolo di apertura a sinistra della riga dell'allegato per visualizzare gli elementi del database associati, oppure fai doppio clic sull'allegato per andare direttamente all'elemento.

L'Elenco allegati è comodo anche per eliminare i vecchi allegati, snellendo il database in modo che non occupi troppo spazio sui dispositivi (utile soprattutto durante la sincronizzazione).

Per eliminare un allegato che non ti serve più, selezionalo nell'elenco e fai clic sul pulsante Elimina nell'angolo in basso a sinistra della finestra. Nella finestra di dialogo Elimina è indicato il numero di allegati selezionati per l'eliminazione e quanti elementi di database singoli sono associati a tali allegati.

Se vuoi recuperare gli allegati dal database (magari prima della grande eliminazione), selezionali nell'elenco e fai clic su Esporta. Viene visualizzato un pannello di esportazione, in cui puoi scegliere una posizione sul Mac in cui memorizzare gli allegati. Vai alla directory da utilizzare come destinazione di esportazione e fai di nuovo clic su Esporta per salvare le copie del file sul tuo disco rigido.